この記事では、実例を交えてビジネスで使える英語メール表現を紹介します。
今後、海外のお客様とメールでコミュニケーションを取る必要がある方や、メール作法がわからないという方にも参考になる内容です。私自身も5年以上、欧米のお客様とプロジェクトを進めてきた経験があります。その経験を基に、役立つ表現やポイントを紹介していきます。
ビジネス英語で難しい単語や複雑な文章を使う必要はありません。中学レベルの英語で十分に伝わる場合も多いです。英語が苦手な方でも安心して読めるよう、各ポイントを丁寧に解説していきます。
目次
ビジネスメールの宛名：「Hello」から「Dear」までの選び方
まずは、メールの宛先から始めましょう。学校で習う一般的な手紙の書き出しは「Dear」ですが、「親愛なる」という意味があり、少し堅苦しいと感じる方もいるでしょう。
私も最初はそう感じましたが、結論から言うと「Dear」は全く問題ありません。むしろ、それが丁寧な表現です。
結論からいうと、”Dear”でも全く問題ありません。むしろ丁寧な表現です。ただし、ある程度面識がある場合は、「Hi」や「Hello」も一般的です。以下、いくつかのケースに分けて紹介します。
初対面の相手へのメール：宛名と挨拶のポイント
Dear Jason,
ジェイソンさんへ
「Dear」は無難な選択です。失礼に当たることはありません。名前しか知らない場合でも、「Dear [名前],」はアメリカではよく使われます。
本当にフォーマルな文面にしたい場合には、Dear Ms.(名字), / Dear Mr.(名字), とするのが好ましいとされています。私は一度も使ったことはないですが。
面識のある相手へのメール：カジュアルな宛名と挨拶
Hello Jason,
Hi Jason,
「Hi」はカジュアルな表現です。無難な選択は「Hello [名前],」です。私自身も、初対面でない限り、「Hi [名前],」をよく使っています。
Good morning Jason,
Good afternoon Jason,
相手の時刻に合わせた表現は、カジュアルですが気配りが感じられます。
海外の方とやり取りする際、”Jason-san”というように「さん」を付けると喜ばれることがあります。
海外には「さん」を使う文化はありませんが、日本の文化に理解がある方も多く、逆に「Suzuki-san」と書いてくれることもあります。
チーム全体へのメール：宛名と挨拶のベストプラクティス
Hi Jason and TOYOTA team,
チームリーダーと会社名を記載するのが好ましいです。または、単に「All,」とも書かれます。
名前の後には必ずコンマ（,）を入れましょう。これによってメールがよりフォーマルで丁寧な印象を与えます。
不明な宛先へのメール：「To whom it may concern」の使い方
関係各位
To whom it may concern
この表現は、相手が不明な場合や、不特定多数にメールを送る際に使います。ただし、最近ではあまり使われないようです。
場合に応じて下記のような表現も使われると良いと思います。
お客様へ Dear Valued Customer,
チームへ Dear TOYOTA team,
文面の書き出し：シチュエーション別の挨拶文例
それでは、次に文面の書き出しについて紹介していきましょう。
宛先はすぐに書けることが多いですが、最初の一文で何を書くかは迷う場面も少なくありません。日本語では「いつもお世話になっております」といった定型文が一般的ですが、英語ではどうすればよいのでしょうか。
まず、英語では最初の挨拶文を省略して、直接本題に入ることもよくあります。そのため、挨拶文がなくても相手は違和感を感じることは少ないでしょう。ただし、日本の文化で良いとされる点を活かして、最初に一文で相手の体調や状況に配慮する言葉を加えると、その思いやりは相手にも伝わると考えます。
以下で、具体的な書き出しの例をいくつか紹介していきます。
初めて送る方へ
初めてメールを送る際には、簡潔な自己紹介を加えると良いでしょう。これは日本語のビジネスメールでも一般的な習慣です。
初めてメールさせていただきます。ABC株式会社のメカニカルエンジニアの鈴木と申します。
Nice to meet you, my name is Suzuki, a mechanical engineer at ABC Corporation.
“Nice to meet you” の代わりに “This is my first time emailing you, “ と書いても問題ありません。
自分がどのような職種であるかを明確に書くことが重要です。エンジニアなのか、営業なのか、調達なのか、それとも別の職種なのか、この情報をしっかりと記載することで、相手に自分の立場や役割を明確に伝えることができます。
お元気ですか？という表現
この表現は英語でもよく使われる定番のものです。このような表現は、相手の状態や環境に対する気遣いを示す良い方法です。特にビジネスメールでは、このような一文を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
あなたが元気であると良いのですが。
I hope you (all) are doing well.
「you all」とすることで、あなただけでなく、あなたの周りの人たちも含めて元気であることを願っている、というニュアンスになります。以下のような表現も頻繁に見かけます。
全て順調であると良いのですが。
I hope everything is going well for you.
定番表現なのでそのままメールを書く際に書き写してもらえれば大丈夫です。
過去の出来事に関連させて
過去の出来事に言及することで、メールがよりパーソナルなものになり、相手に良い印象を与えます。
迅速なご対応ありがとうございました。
Thank you for your prompt response.
先週の会議でお会いできてよかったです。
It was very nice meeting you last week at the meeting.
このような表現は、最近の出来事に触れることで、相手との関係性を強化する効果があります。特にビジネスの場では、このような一言が大きな違いを生むことがあります。
このあたりは日本人であれば自然に書けると思います。日本人の気遣いを世界にも広げましょう。
実用的なビジネス英語フレーズ：用件の伝え方から締めの一言まで
ビジネスメールでよく使われる表現をいくつか紹介します。これらのフレーズは、日常の業務で非常に役立つものばかりです。
用件を伝える
この表現は、相手が忙しい中での連絡であることを丁寧に伝えつつ、用件を明確にするものです。
お忙しいところ申し訳ありませんが、XYZ製品について質問がありメールしました。
I am sorry to bother you, but I am emailing you to ask you a question on your XYZ product.
このフレーズは、次の会議に関する情報を伝える際に使います。
次の会議の件でメールしています。
I am writing in regard to the next meeting.
カジュアルな表現としては、”about”を使用してもよいですね。
「来週の旅行についてメールしています。」
I’m writing to you about the trip next week.
添付ファイルがある場合
添付ファイルがある場合にこの表現を使います。
ファイルを添付します。
I have attached the file.
お時間があれば一度ご確認お願いします。
Please go through it when you get a chance.
When you get a chance は、お時間があるときに～ という丁寧な表現です。
最後の一言で気持ちを伝える
本文を書き終えたら、次は締めの一言です。相手のことを思いやりながら、送った内容に対するフィードバックや返信をお願いする場合もあります。
この表現は、会議が有意義であったことを感謝の意を込めて伝えます。
とても有意義な会議をありがとうございました。
Thank you very much for the very productive meeting today.
このフレーズは、相手が何か質問や追加情報が必要な場合に、気軽に連絡してもらうように伝えます。
何か質問や情報が必要でしたらいつでもお問い合わせください。
Please do not hesitate to contact us if you need any further information or concerns.
この表現は、提案に対するアドバイスを求める際に使います。
私たちの提案に何かアドバイスがあればぜひお願いします。
We would appreciate if you could give us any advice on our proposal.
このフレーズは、相手の健康と元気を願う際に使います。
みなさんが健康で元気でありますように。
I hope everybody is healthy and fine!
この表現は、近い将来に再会することを期待していると伝えます。
近いうちにお会いしましょう。
Hope to see you soon.
最後の一言は、相手に対する敬意や感謝、さらなるコミュニケーションへの期待を込めて選びましょう。英語が苦手と感じる方も、これらのフレーズを使うことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。ぜひ、次回のビジネスメールでお試しください。
送り名は定型でOK
最後に自分の名前を書いて締めくくります。ここはシンプルな定型文で大丈夫です。
「相手に敬意や親しみを示す表現です。フォーマルな場面でもカジュアルなメールでも使えます。」
Best regards,
Taro
「”Best regards”と同様に、相手に敬意を示しています。”Kind”という言葉がフレンドリーな印象を与えますが、”Best regards”よりもわずかにフォーマルな印象です。ただし、受け取る側が感じる違いはほとんどありませんので、特に気にする必要はありません。」
Kind regards,
Taro
少し個性を出したい方は、アレンジも可能です。
Greetings,
Taro
Thanks,
Taro
私は、”Thank you always,” と書いています。
Thank you always,
ねざー
私が実際に送った例文を紹介
私が実際に送った文面を2つ紹介します。
① 購入した部品の使い方についての質問
ジェイソン様、ジョン様
みなさんが元気であることを祈っています。
初めまして、私は鈴木太郎、ABC株式会社のメカニカルエンジニアです。
そちらの製品についていくつか質問があってメールしました。
質問を記載したファイルを参照してください。
大変忙しいとは思いますが、アドバイスいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします
鈴木太郎
Dear Jason and John,
I hope all of you are doing well.
Nice to meet you. I am Taro Suzuki, mechanical engineer at ABC Corporation.
I am writing you because I have a few questions about your product.
Please see the attached file with my questions.
I understand you are pretty busy at this moment, but we would appreciate your advice.
Best regards,
Taro Suzuki
Please see the attached file. これも鉄板表現ですね。
添付資料をご覧（ご確認）ください。
これは覚えておきましょう。
② 次回の打合せの日時の確認
こんばんは、ジェイソン。
今日はお時間ありがとうございました。
今日の会議で使用したファイルを添付します。そちらのチームで共有してください。
次回の会議ですが、来週の同じ曜日、同じ時間でよろしいでしょうか？
いつもありがとう
鈴木太郎
Good evening Jason,
Thank you for your time today.
I have attached the file that we explained in the meeting today. Please share it with your team.
As for the next meeting, can we have the same day and time next week?
Thank you as always,
Taro Suzuki
”～に関して”という表現はいくつもありますが、about ～、 よりも regarding ～、や As for ～、の方が少しフォーマルな響きがあります。
英語メール力を向上させる方法：先輩のメールからオンライン英会話まで
それでは、英語での文章力を向上させるためにはどうすればよいでしょうか。以下でその方法を2つご紹介します。
① 先輩が送った英語の文章で学ぶ
これは最も効率的に一定レベルまで到達する方法の一つです。社内でセールスの海外担当や英語が得意なあ同僚が送っているメールをよく見て、自分が書くときに真似をするということです。
そっくりそのまま流用できる言い回しも多数あると思いますので、都度それらのフレーズを自分のメモ帳やエクセルなどにリストにしておくと便利です。
私自身もこの方法で多くの英語表現を学びました。今でも自分よりも高いレベルの方の英語メールを参考にしています。
② オンライン英会話で添削してもらう
これはあまり一般的ではないかもしれませんが、オンライン英会話のプラットフォームでメールの添削を依頼することも可能です。私が長期間利用しているDMM英会話で、過去に何度もメールの添削を依頼した経験があります。教材としては準備されていませんが「フリートーク」の中で添削してもらいました。レッスン中に添削してもらいたいメールの文面をチャットボックスに貼り付けるだけで、添削してもらえます。
さらにビジネス経験者に添削してもらいたい場合には、講師が全員ビジネス経験者のビジネスに特化した英会話スクール Bizmates がお勧めです。
オンライン英会話 Bizmates（ビズメイツ）
今では月々7,000円代から毎日マンツーマンで英語ネイティブからレッスンを受けられるオンライン英会話が多くあります。コストパフォーマンスが良いオンライン英会話サービスも多いので、ぜひ活用してみてください。
オンライン英会話で添削してもらうのはお勧めです。
メールの添削だけでなく、英語のプレゼン資料も添削してもらえますよ。
まとめ：完璧さよりも礼儀が大切
今回は、ビジネスメールで使える英語表現について、私の経験をもとにご紹介しました。
ビジネスメールは初めての方にはハードルが高く感じられるかもしれません。しかし、私たちはネイティブスピーカーではないので、完璧な英語を求められるわけではありません。むしろ中学英語くらいの方が明瞭で且つ必要充分です。ただし、失礼や誤解を避けるためには、いくつかの基本的なポイントを抑えておく必要があります。
こちらのアドバイスは英語だけに限った話ではありませんが、以下の点に注意してメールを書けば大丈夫です。
１．結論を最初に書く
このメールは、何に関するメールなのかを最初に伝えましょう。
２．期日を明確にする
相手からきちんと返信、検討してもらえるように、回答がほしい期日やアクションアイテムの期日を明確に示しましょう。
３．自分の意見を伝える
海外は、「お客様と提供元」というよりも、相手の会社を仕事をしていく上でのパートナーとして考えていることを感じます。
よい関係づくりのためにも、お互いの意見をきちんと伝えましょう。
なお、英文を作成する際には翻訳ツールの利用もおすすめです。便利で使いやすい翻訳ツールについてはこちらで紹介していますので参考にしてください。
英語は、皆さんの仕事を円滑に進めるための有用なツールです。うまくポイントを掴んでお客様やパートナーとよりよい関係をつくっていきましょう。最後までお読みいただき、ありがとうございました。
