グローバル企業で働く皆さんは、顧客とのWEB会議や現地代理店の来日といった場面で英語を使う機会が増えていることでしょう。多くの場合、英語が得意な同僚や上司が主導してくれるため、みなさんは担当部分の質問に答える役割が多いかもしれません。もしかすると英語を理解できる同僚が内容を日本語に訳してくれることもあるでしょう。
しかし、将来的には自分自身で会議を主導する機会もきっと増えてきます。それが大規模な会議であろうと、小規模なWeb会議であろうと、海外の顧客だけでなく、代理店や仕入先とのコミュニケーションも増えることが予想されます。
この記事では、英語での会議を効果的に進行するための基本的な英語表現を紹介します。これらの表現を活用すれば、会議の進行に困ることは少なくなるでしょう。ぜひ参考にしてください。
目次
これだけは覚えて 会議で使える英語表現
「会議での英語、難しそう…」と感じるエンジニアの皆さん、心配無用です。こちらで会議の流れに必ず合致する、覚えておきたい基本的な英語表現を効率良く紹介します。このセットをマスターすれば、自信を持って会議に臨むことができるでしょう。
最初はあいさつとメンバー紹介
最初はこちらのメンバー紹介です。人がお互い揃っていることが確認できたら、お互い簡単な自己紹介をしましょう。自己紹介を簡略化して、取りまとめの方はどのようなメンバーがいるのかを紹介する場合もあります。
●そちら側の皆様はお揃いでしょうか？
“Is everyone from your side here/there?”
＊hereは同じ場所にいる場合、thereはWeb会議など別々の場所にいる場合に使います。
●こちら側は全員揃っています。
“Everyone on our side is here.”
“Our team is all here.”
電話会議やWEB会議であれば、みんなの顔も見にくいこともあります。簡単でよいので自分の方にはどのような出席者がいるのかを紹介します。
●こちらの出席者は、ソフトウェアグループの田中さんと、電気設計グループの鈴木さんと、営業の佐藤さん、と私です。
“The members from our side are Mr. Tanaka from Software, Mr. Suzuki from Electrical Design, Mr. Sato from Sales, and myself.”
●こちら出席者は前回と同じです。
“Our members are the same as last time.”
本日の打ち合わせの目的と時間を明確にする
会議が始まる際の最初のステップは、本日の打ち合わせの時間と目的を明確に伝えることです。これは日本の会議でも同様です。「今日は１時間で〇〇に関する議論をし、結論を出したいと思います」といった内容を共有するわけです。
さて、この状況で役立つ表現を見てみましょう。
●本日の議題はこちらです。
“Here is today’s agenda.”
“agenda“は「議題」という意味です。会議では必ずでてくる単語なので覚えておきましょう。
●パワーポイントを共有します。
“I’ll share my PowerPoint.”
WEB会議では、”I’ll share my ～ “と言います。実際の会議では、”I’ll show you my ～ ” と言うことも多いです。
●他に議題はありますか？
“Are there any other topics to discuss?”
“to discuss“は「議論するための」という意味なので、「議論するべき議題は・・・」となります。
議題だけでなく、今日の時間制限も最初にはっきりと伝えることが重要です。議題の数に応じて、各項目にどれくらいの時間を割り当てるかのタイムマネジメントが必要です。進行が得意な人は、時間を常に意識しながら会議を進めるものです。
●今日は１時間で議論したいと思います。
“I’d like to discuss for one hour today.”
●今日は９時までに終了したいと思います。
“I’d like to finish by 9 o’clock today.”
本題にうつる
それでは本題の議論に移りましょう。議論を開始する際や、議論を進行させる際の表現を紹介していきます。
● それでは始めましょう。
“Let’s get started.”
“Let’s start.“と使っても問題ありません。”Let’s get started.“はどちらかというと少しカジュアルに聞こえるかもしれません。
● 始めてもよいでしょうか。
“Shall we start?”
どちらも定番表現です。ぜひ覚えておきましょう。
次に、議論を始める際の「最初に取り上げたい内容」や、「次に移る内容」といった進行を示す時に役立つ表現を紹介します。
● はじめに議論したいのは～です。
“First, I’d like to discuss ~.”
“Discuss” は通常、直接目的語を取るので”about” は不要です。
例:
◯ “I’d like to discuss the project.”
△ “I’d like to discuss about the project.”
● 次の議論に移りましょう。
“Let’s move on to the next topic.”
“move on to ” 「on」は忘れやすいので注意が必要です。
質疑応答 Q&A
会議の本質は議論です。事実、多くの会議は議論を深め、解決策を見つけるために開かれます。議論を豊かにし、参加者との対話を活発にするために、質問を積極的に行い、また質問を受け入れる態度が大切です。
● 何か質問はありますか？
“Do you have any questions?”
できるだけこまめに質問をしてあげましょう。何10分も話してから、もう一度説明するのは大変です。
● 私の伝えようとしたことはわかったでしょうか？
“Did you understand what I was trying to say?”
英語の “what” は、文脈によって「こと」として訳されることがあります。特に、”what” が文章の中で具体的な内容や意味を指す時、日本語での自然な訳語として「こと」を用いることがよくあります。
● 私の言ったことは理にかなっていますか？
“Does it make sense?”
“Does it make sense?” も定番表現です。謙虚に「私の言ったことは理解できますか？」と伝えることができる便利な表現です。
相手の言う英語が理解できない場面は、誰にでも訪れることでしょう。そんな時、分からないところを放置するのではなく、勇気を持って確認の質問をしましょう。知らないことを質問するのは恥ずかしいことではありません。むしろ、分からない点をそのままスルーすることが、後で問題を引き起こす恐れがあります。
● もう一度言ってもらえますか？
“Could you say that again?”
● もう少しゆっくり言ってもらえますか？
“Could you speak a little bit slower, please?”
もう一度言ってもらうだけでは、同じスピードで説明されることがあります。ゆっくり言ってほしいときにはしっかりこのように伝えましょう。
● あなたの意見をあとでメールで送ってもらえますか？
“Can you send me your opinion via(ﾋﾞｧ) email later?”
なんど言ってもらってもわからない時、もしくは時間がないときにはこの表現は非常に便利です。
議論の中ではその場ですぐに回答できないこともあると思います。そのような時にこの１つの表現を覚えておくと便利です。
● 今すぐ分からないので、後ほどメールで回答します。
“I’m not sure right now, but I’ll email you the answer later.”
この文では、”email” は「メールを送る」という意味の動詞として機能しています。
● 品詞保証グループに確認して、次の会議で回答させていただきます。
“I’ll check with the QA group and give an answer in the next meeting.”
“QA group” は Quality Assurance group = 品質保証グループのことを示します。
アクションアイテムの確認と次の打ち合わせの設定
議題についての議論、確認が終了したら、会議の中で出たアクションアイテムを確認しましょう。その場で抜けがあれば両者で確認してもらうことが大事です。
● 本日のアクションアイテムは次のとおりです。
“The action items for today are as follows:”
1. ・・・
2. ・・・
● 何か抜けがあれば教えてください。
“If anything is missing, please let me know.”
最後に次の会議の予定について話し合います。会議後にメールで予定を調整するのは手間がかかるので、会議中に次回の打ち合わせの日時を決定するのが理想です。しかし、それができない場合は、メールなどで後ほど確認する旨を伝えましょう。
● 次の打ち合わせは来週の同じ時間でよいですか？
“As for the next meeting, is the same time next week good for you?”
● 次の打ち合わせ日時はまたメールで連絡させていただきます。
“As for the next meeting, I’ll email you the date and time.”
お礼と締め
最後に、短い言葉でも感謝の意をきちんと伝えることを心掛けましょう。WEB会議と対面の会議とで、使う表現が少し変わることもあるため、それぞれのシチュエーションに合わせた言葉を紹介いたします。
● 今日はありがとうございました。
“Thank you for your time today.”
“your time” を入れることで、「お忙しいのに時間をとってくれてありがとう」というニュアンスが伝わります。
● よい１日をお過ごしください。
“Have a good day.”
● みなさんお気をつけて。
“Take care, everyone.”
● 今日はお越しいただきありがとうございました。
“Thank you for coming today.”
● お会いできてよかったです。
“It was good to see you today.”
個人的には、”Good seeing you today” をよく使います。フレンドリーな表現です。
● お帰りの際お気をつけてください。
“Have a safe trip back.”
“Travel safely.”
れらの具体的な乗り物を指定しない一般的な表現です。
効果的な会議進行の秘訣：実践的英語表現の学び方
英語での会議は時々難しく感じるかもしれませんが、適切な学習方法でその不安を和らげることができます。実際、少しのアドバイスと練習で大きな違いを感じることができるでしょう。この章では、より効果的に会議の進行を行うための英語表現の２つの学習法を紹介します。
業務で学ぶ・経験する
エンジニアの皆様、業務で英語の会議に参加する機会がもしあれば、その瞬間を活かして、会議の進行や英語表現を学ぶことを強くお勧めします。特に、会議の進行方法は、日本語の環境においても非常に参考になります。実際の場面で学ぶことは、理論だけを学ぶよりも遥かに効果的です。この経験を積むことで、みなさんのコミュニケーション能力は確実に向上するでしょう。
① 上司や先輩など英語や海外の文化に長けている人がどのように会議を進行していくのかを注意して学ぶ
第一は真似するのが一番です。どうしてその方がすまく会議を回すことができているのか、時間を常に気にしているのか、みんなに意見を頻繁に求めているのかなど、注意深く観察しましょう。
② 使っている英語表現をメモする
必ず良く使っているフレーズや、学校では習わなかったフレーズがあるはずです。そのような表現は特にメモしておきましょう。
③ 会議後に分からない英語表現や、会議の進行について分からなかった部分を質問する
積極的に聞いてみましょう。質問された側も頼りにされているという気持ちになり色々教えてくれると思います。上司からの評価も上がって一石二鳥です。
④ 学んだ表現を自分で使ってみる
最後に学習した英語表現、会議の進行方法を自分で使って、試してみましょう。間違うことを恐れる必要はありません。間違えながら覚えていくことで他の人と少しずつ差がついていきます。
オンライン英会話を活用する
業務で会議に参加する機会が少ない方も、オンライン英会話で効率よく学習することができます。オンライン英会話では、マンツーマンで毎日英語学習できます。教材も様々なものが用意されており、例えばビジネス英語に特化したBizmatesでは、下図のようにシチュエーションに合わせた教材がレベル別に学習することができます。
たとえば、Level2-3の「Meeting」という教材（下図参照）を通して、「会議冒頭の挨拶」や「会議の目的の確認」といった実際の会議で使用する表現を学ぶことができます。オンライン英会話は低コストであり、スピーキングの機会を増やせるのが魅力です。ぜひこれを活用し、英語の表現や会議の流れを習得してください。
Bizmatesは講師全員がビジネス経験者です。ビジネスの英語表現だけでなく、ビジネスでの会議の進め方のポイントなどビジネスに直接役立つことも合わせて教えてくれます。ビジネスに特化した英会話を学びたい方にはおすすめです。
まとめ 会議も英語も準備が大事 日頃から練習しよう
みなさんそれぞれの担当分野において専門スキルや知識をお持ちだと思いますが、今の時代、国際的なビジネスの舞台でも同等に重要なのがコミュニケーション能力です。この記事で紹介した英語の表現は、会議の進行を円滑にするための基礎です。もしあなたが英語に自信がないと感じているなら、これらのフレーズを習得することで、その不安を克服し、英語の会議を自信を持ってリードできるようになることでしょう。
以下は、英語に不慣れな初心者のみなさんにとって、会議進行時の参考となる英語表現の要約となります。これらのフレーズを活用すれば、あなたも会議をスムーズに、そして効果的に運営することができるでしょう。
出席者の確認
“Is everyone from your side here?”
そちら側の皆様はお揃いでしょうか？
“Everyone on our side is here.”
“Our team is all here.”
こちら側は全員揃っています。
出席メンバーの紹介
“The members from our side are Mr. Tanaka from Software, Mr. Suzuki from Electrical Design, Mr. Sato from Sales, and myself.”
こちらの出席者は、ソフトウェアグループの田中さんと、電気設計グループの鈴木さんと、営業の佐藤さん、と私です。
“Our members are the same as last time.”
こちら出席者は前回と同じです。
本日の打ち合わせの目的と時間を明確にする
“Here is today’s agenda.”
本日の議題はこちらです。
“I’ll share my PowerPoint.”
パワーポイントを共有します。
“Are there any other topics to discuss?”
他に議題はありますか？
時間（タイムリミット）を明確にする
“I’d like to discuss for one hour today.”
今日は１時間で議論したいと思います。
“I’d like to finish by 9 o’clock today.”
今日は９時までに終了したいと思います。
本題にうつる
“Let’s get started.”
それでは始めましょう。
“Shall we start?”
始めてもよいでしょうか。
議論したいのは・・・
“First, I’d like to discuss ~.”
はじめに議論したいのは～です。
“Let’s move on to the next topic.”
次の議論に移りましょう。
質疑応答
“Do you have any questions?”
何か質問はありますか？
“Did you understand what I was trying to say?”
私の伝えようとしたことはわかったでしょうか？
“Does it make sense?”
私の言ったことは理にかなっていますか？
もう一度言ってください
“Could you say that again?”
もう一度言ってもらえますか？
“Could you speak a little bit slower, please?”
もう少しゆっくり言ってもらえますか？
“Can you send me your opinion via email later?”
あなたの意見をあとでメールで送ってもらえますか？
確認して回答します
“I’m not sure right now, but I’ll email you the answer later.”
今すぐ分からないので、後ほどメールで回答します。
“I’ll check with the QA group and give an answer in the next meeting.”
品質保証グループに確認して、次の会議で回答させていただきます。
アクションアイテムの確認と次の打ち合わせの設定
“The action items for today are as follows:”
本日のアクションアイテムは次のとおりです。
“If anything is missing, please let me know.”
何か抜けがあれば教えてください。
次回の予定
“As for the next meeting, is the same time next week good for you?”
次の打ち合わせは来週の同じ時間でよいですか？
“As for the next meeting, I’ll email you the date and time.”
次の打ち合わせ日時はまたメールで連絡させていただきます。
お礼と締め
WEB会議
“Thank you for your time today.”
今日はありがとうございました。
“Have a good day.”
よい１日をお過ごしください。
“Take care, everyone.”
みなさんお気をつけて。
Face to Face での会議
“Thank you for coming today.”
今日はお越しいただきありがとうございました。
“It was good to see you today.”
お会いできてよかったです。
“Have a safe trip back.”
“Travel safely.”
お帰りの際お気をつけてください。
会議の進行や英語表現の向上には、具体的な学習が不可欠です。英語の会議で先輩や上司の手法を学び、オンライン英会話で実践的なスキルを磨けます。
知識の差は実践を通じて速やかに広がっていきます。今が学習を始める最適なタイミングです。この機会を掴み、コミュニケーションスキルを磨き、次のステップへ進みましょう。
